quarta-feira, 28 de outubro de 2009

Administração do Tempo II

Continuação do post anterior, quanto a Administração do Tempo.

Em minha pesquisa, algo me chamou a atenção sobre o tema “Esqueça lembrando”, que trata justamente de Administração do Tempo e sobre a soberba das pessoas quanto à capacidade de se lembrar de “tudo” o que deve ser feito, que vem de um jogo mental próprio. Mesmo que sejam bem-sucedidas, os ritmos atuais da vida pessoal e profissional não suportam o volume de atividades com as quais devemos realizar que é impraticável estar dentro de mil coisas a fazer. Alguns especialistas chegam a dizer sobre delegar tarefas e assim conseguir atender tais demandas diárias, mas para isso acontecer temos que reaprender ou literalmente aprender a lidar com o controle do tempo e de tarefas a serem cumpridas. Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer, sobrecarregam porque acaba se lembrando de “tudo” o que se tem para fazer ou ao mesmo tempo ou nos momentos menos interessantes. Assim, o que é necessários que as pessoas tenham é um sistema adequado para por em prática no processo de lembranças de infinidade de coisas e detalhes de forma organizada e programada, quando for preciso.

Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo estão sendo seriamente questionados pelos estudiosos. Os conceitos são:

  1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas;
  2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes;
  3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho. 
Muitas pessoas, que é fato, já conseguiram por em prática tais técnicas com algum grau de êxito. No entanto, renomados experts como Peter Druncker, Merril Douglass e o filósofo do século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser revistas.

  1. Conforme Drucker aponta que é preciso equilibrar o trabalho com o tempo, onde que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho é flexível. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e dividido. Portanto o trabalho deve sempre subornar-se ao tempo disponível. Só atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente, o tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas. Ou seja, não vise apenas às tarefas que tem que fazer ou realizar, atente para o tempo que você tem que gastar ao realizá-la, porque nada adianta criar metas se ela é custosa, difícil e interminável. Neste caso teremos que ser analistas de nós mesmos e de nossos deveres. 
  2. Quando é usada a palavra URGENTE, temos a tendência de pensar que é algo importante acima de tudo. Urgente implica em necessidade de atenção imediata, mas quem e o que está exigindo atenção imediata? Na realidade, existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente citada como: “Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente.” São quatro os possíveis relacionamentos. O assunto pode ser:
Ex.
- Você está quase perdendo seu principal cliente. (Tanto Importante quanto Urgente).
- Planejamento estratégico para os próximos três anos. (Importante, mas não Urgente).
- A maioria dos telefonemas. (Urgente, mas não importante).
- Conversa fiada ou comentário excessivos sobre o jogo de futebol da semana passada (Nem urgente nem importante).

  1. Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O preconceito de Pareto postula que para qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80% das vendas. O princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do interessado.

Vou transcrever agora As Oito maneiras de superar o adiamento:

- Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para fazer uma ação. Leia e aja.

- Clareie a sua mente: Não postergue (atrase/deixe para trás) nada. Programe o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer.

- Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: caso contrario seus problemas crescerão e consumirão mais tempo.

- Diminua as interrupções desnecessárias: isso o ajudará a ser mais produtivo.

- Coloque os atrasos em dia: os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.

- Comece a operar visando o futuro e não o passado: trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se.

- Pare de se preocupar: o grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso causa.

- Agora se sinta melhor em relação a si mesmo: a conclusão de tarefas evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.

Neste momento, deixarei algumas frases que possam tratar do assunto que vimos comentando:

“Planejar é decidir de antemão qual é, e como será a sua vitória.” (Rhandy di Stefano).

“Antes de começar é preciso um plano, e depois de planejar é preciso execução imediata.” (Sêneca).

“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar.” (John L. Beckley).

“O passado serve para evidenciar as nossas falhas e nos dar indicações para o progresso do futuro.” (Henry Ford).

“Não podemos prever o futuro, mas podemos criá-lo.” (Paul Pilzer).

“Concurso não se faz para passar, mas até passar.” (Willian Douglas).

Assim desejo tudo de bom a todos, deixo minhas considerações e meu respeito a vocês, consequentemente aguardo comentários e trocas de ideias.

Tarcisio da Rocha.

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